Datenschutzerklärung

2. Kinderanmeldung, Warteliste und Zahlung

Die Anmeldung erfolgt durch eine erziehungsberechtigte Person. Wir verarbeiten die im Formular angegebenen Daten:

• Name und Geburtsdatum des Kindes, Anschrift, Verein, Mannschaft und Jugend-/Altersgruppe;
• Größen von Shirt, Hose und Stutzen sowie den Rufnamen für die Beflockung;
• gegebenenfalls Freundeswünsche, Interesse am Torwarttraining und bisheriger Einsatz als Torhüterin oder Torhüter;
• Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der erziehungsberechtigten Person sowie Name und Telefonnummer eines Notfallkontakts;
• freiwillige Kommentare und Unterstützungsangebote der Familie;
• Anmeldezeitpunkt, Bearbeitungs- und Wartelistenstatus, Beitrag und etwaige Ermäßigung, Zahlungsanforderung, erfasste Zahlungseingänge und Bestätigungen.

Wir benötigen diese Angaben für die Anmeldung und Betreuung, die Zuordnung von Geschwistern, Gruppenplanung, Ausstattung, Erreichbarkeit bei Rückfragen und Notfällen sowie die Zahlungsbearbeitung. Die erste Mail bestätigt den Eingang. Nach Prüfung folgen gegebenenfalls Aufnahme und Zahlungsaufforderung; die endgültige Teilnahmebestätigung wird nach erfasstem Zahlungseingang gesondert freigegeben. Bei ausgeschöpfter Kapazität wird das Kind zunächst auf der Warteliste geführt.

Rechtsgrundlage für die erforderliche Anmelde- und Vertragsabwicklung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Gesetzlich erforderliche Buchführungs- und Aufbewahrungsvorgänge beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Ergänzende organisatorische Verarbeitung, etwa Gruppenplanung und die Erreichbarkeit benannter Kontaktpersonen, erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist ein sicherer und verlässlicher Campablauf.

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für die Bearbeitung der Online-Anmeldung erforderlich. Ohne sie kann das Formular nicht abgesendet werden. Freiwillige Angaben, Freundeswünsche und Unterstützungsangebote sind keine Voraussetzung für eine Teilnahme. Besondere Gesundheitsangaben und die Fotoauswahl werden unten gesondert erläutert.

Geschützter Familienbereich

Über einen persönlichen Link könnt ihr die freigegebenen Angaben eurer Familie einsehen und innerhalb der vorgesehenen Bearbeitungszeit unter anderem Größen, Hinweise und Unterstützungsangebote ändern. Wir speichern die Zuordnung des Zugangs sowie Änderungen mit Zeitpunkt und Inhalt, um sie bearbeiten und nachvollziehen zu können. Der Link eröffnet Zugriff auf Familiendaten: Bitte gebt ihn nur an berechtigte Personen weiter. Bei Verlust oder versehentlicher Weitergabe meldet euch beim Camp-Team, damit der Zugang gesperrt oder erneuert werden kann.

3. Helferanmeldung

Wir erfassen Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse, die gewählte Rolle als Trainer/in oder Betreuer/in, Helfer/in oder Junior-Coach, die Verfügbarkeit in den vier Zeitabschnitten, gegebenenfalls eine betreute Mannschaft sowie freiwillige Telefonnummern und Hinweise. Hinzu kommen Anmelde- und Bearbeitungszeitpunkte sowie der Versandstatus der Bestätigung.

Die Angaben dienen der Einsatzplanung, Abstimmung und Rückmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, die freiwillige Unterstützung zu koordinieren und die Betreuung des Camps sicherzustellen.

Auf der öffentlichen Startseite erscheinen ausschließlich zusammengefasste Anmelde- und Verfügbarkeitszahlen. Namen, Kontaktdaten und individuelle Anmeldungen werden dort nicht angezeigt.

4. Gesundheit, Allergien und Essensregeln

Gesundheitliche Besonderheiten, Krankheiten und Allergien können besonders geschützte Gesundheitsdaten sein. Auch Essensregeln können sensible Informationen enthalten. Wir verwenden diese Angaben ausschließlich, soweit sie für sichere Betreuung und geeignete Verpflegung notwendig sind.

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund eurer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Notwendige Informationen werden den jeweils zuständigen Betreuungs- und Verpflegungspersonen zugänglich gemacht. Bei einem Notfall können erforderliche Angaben an Rettungsdienst oder behandelnde Personen weitergegeben werden; soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, dienen Art. 6 Abs. 1 Buchst. d und Art. 9 Abs. 2 Buchst. c DSGVO dem Schutz lebenswichtiger Interessen.

Bitte gebt nur notwendige Informationen an. Wenn nichts zu beachten ist, könnt ihr die Felder leer lassen. Verzichtet auf ausführliche Krankengeschichten oder Angaben zu anderen Personen, die für das Camp nicht gebraucht werden.

Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Dann dürfen wir die betreffenden Angaben nicht weiter auf dieser Grundlage verwenden. Falls eine sichere Betreuung ohne bestimmte Informationen nicht möglich ist, besprechen wir mit euch, wie eine Teilnahme dennoch ermöglicht werden kann.

5. Angaben über weitere Personen

Die Daten der Kinder und benannter Notfallkontakte erhalten wir von der anmeldenden erziehungsberechtigten Person. Namen gewünschter Freundinnen und Freunde stammen ebenfalls aus dem Formular oder aus der Anmeldung des jeweiligen anderen Kindes. Wir verwenden sie nur zur internen Zuordnung von Gruppenwünschen; es gibt keine öffentliche Freundesliste.

Bitte informiert benannte Notfallkontakte über ihre Angabe und macht ihnen diese Datenschutzerklärung zugänglich. Nennt bei Freundeswünschen nur die für die Zuordnung notwendigen Namen. Wir berücksichtigen Wünsche nach Möglichkeit, bevorzugen gegenseitige Wünsche und prüfen offene Zuordnungen im Camp-Team.

6. Fotos und Videos

Das Formular fragt für jedes Kind getrennt, ob ihr mit Fotos und Videos zur Campberichterstattung auf Vereinswebseiten und in vereinseigenen sozialen Medien einverstanden seid. Es gibt keine Vorauswahl. Ein „Nein“ hat keine Nachteile für die Teilnahme. Grundlage einer Veröffentlichung ist die freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Wir speichern Auswahl, Einwilligungstext und Zeitpunkt als Nachweis.

Veröffentlichte Aufnahmen sind im Internet weltweit abrufbar. Andere Personen können sie speichern und weiterverbreiten; die Betreiber sozialer Netzwerke können eigene Datenverarbeitungen auch außerhalb der EU bzw. des EWR vornehmen. Bereits verbreitete Kopien lassen sich nicht immer vollständig zurückholen.

Ihr könnt eure Einwilligung für die Zukunft über unsere Kontaktadresse widerrufen. Wir beenden dann die darauf gestützte weitere Veröffentlichung und entfernen die betroffenen Aufnahmen aus den von uns kontrollierten Veröffentlichungen, soweit keine andere rechtliche Grundlage entgegensteht. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

7. E-Mails, Rückfragen und freiwillige WhatsApp-Gruppen

Wir verwenden eure Kontaktangaben für campbezogene Rückfragen, Bestätigungen, Zahlungsinformationen und Änderungsnachrichten. E-Mails an Eltern erhält das Camp-Team sichtbar in CC; die Helferbestätigung erhält das Camp-Team als Blindkopie. Es werden keine anderen angemeldeten Familien oder Helfenden in die Empfängerliste aufgenommen.

Zur Bearbeitung und zum Nachweis speichern wir die campbezogene Korrespondenz und Versandinformationen, etwa Inhalt, Empfänger, Versandstatus und Zeitpunkt. Rechtsgrundlagen sind je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO, insbesondere die Abwicklung der Anmeldung und die nachvollziehbare Bearbeitung von Rückfragen.

Für Eltern ist eine Einladung zur WhatsApp-Community vorgesehen; Helfende erhalten einen Link zur WhatsApp-Orgagruppe. Der Beitritt ist freiwillig. Allein durch die Anmeldung auf dieser Website werdet ihr keiner Gruppe hinzugefügt und es werden keine Formulardaten automatisch an WhatsApp übertragen. Rückfragen sind auch per E-Mail bzw. über die Vereinsgeschäftsstelle möglich.

Wenn ihr dem Link folgt oder beitretet, verarbeitet WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, Daten nach den eigenen Bedingungen. Je nach Gruppen- oder Communityfunktion können Telefonnummer, Profilangaben und Beiträge für andere Mitglieder oder Administratoren sichtbar sein. Eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR ist möglich. Teilt dort keine Gesundheitsangaben oder sonstigen vertraulichen Kinderdaten; verwendet dafür den direkten Kontakt zum Camp-Team.

Informationen des Anbieters: WhatsApp-Datenschutzrichtlinie. Campbezogene Kommunikation innerhalb einer freiwillig genutzten Gruppe stützen wir auf eure Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Ein Austritt ist jederzeit möglich; teilt uns mit, wenn ihr auf anderem Weg informiert werden möchtet.

8. Wer erhält Zugriff?

Die vollständigen Anmeldedaten werden ausschließlich von Werner Focke verwaltet, der die Camporganisation ehrenamtlich für den Verein übernimmt. Andere Vereinsmitglieder erhalten keinen allgemeinen Zugriff auf die Anmeldungen. Einzelne für eine sichere Betreuung oder Verpflegung notwendige Hinweise werden nur dann an die zuständigen Personen weitergegeben, wenn dies für die konkrete Aufgabe erforderlich ist; ein Zugriff auf die vollständigen Anmeldungen ist damit nicht verbunden. Bei der Ausstattung können die erforderlichen Größen und Beflockungsnamen an die mit der Bestellung bzw. Beflockung beauftragten Ausstatter weitergegeben werden. Zahlungseingänge werden von Werner Focke in der Campverwaltung zugeordnet und erfasst. Die beteiligten Kreditinstitute verarbeiten die für die Überweisung erforderlichen Buchungsdaten.

Die Website und der E-Mail-Versand werden technisch bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, bereitgestellt. Der Hostingvertrag läuft auf Werner Focke, der die technische Bereitstellung und Betreuung der Camp-Website für den Verein übernimmt. Verantwortlich für die Zwecke der Camp-Datenverarbeitung bleibt der Verein. Soweit dies für Betrieb, Fehlerbehebung oder Sicherung erforderlich ist, können dabei Anmeldedaten zugänglich sein.

Die Campverwaltung speichert die Angaben in geschützten Dateien auf dem Server. Berechtigte Personen können sie für die Organisation exportieren. Der persönliche Familienbereich zeigt nur die Daten der zugehörigen Familie. Der Sponsor erhält durch seine Darstellung auf dieser Website keine Anmelde- oder Kontaktdaten.

Eine Übermittlung an Behörden oder andere Stellen erfolgt nur, wenn sie gesetzlich erforderlich oder im Einzelfall rechtlich zulässig ist. Die auf dieser Website erfassten Anmeldedaten werden nicht zu Werbezwecken verkauft.

9. Websitebetrieb, Sicherheit und Cookies

Beim Seitenaufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, darunter IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Datei, Browserkennung, übertragene Datenmenge und gegebenenfalls die zuvor aufgerufene Seite. Dies dient der Auslieferung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Nach Angaben von STRATO werden vollständige IP-Adressen zur Angriffserkennung höchstens sieben Tage gespeichert. Weitere Hinweise: STRATO zu Hosting und Zugriffsdaten.

Die Anwendung verwendet das technisch notwendige Sitzungscookie camp_session, um Formulare gegen Missbrauch abzusichern und Verwaltungs- bzw. Familienzugriffe einer Sitzung zuzuordnen. Es ist als Sitzungscookie eingerichtet und endet grundsätzlich mit der Browsersitzung; abhängig von den Browsereinstellungen kann die Sitzung beim erneuten Öffnen wiederhergestellt werden. Verwaltungszugriffe laufen nach 30 Minuten ohne Nutzung ab, freigegebene Familienzugriffe nach zwei Stunden.

In der Verwaltung merkt sich der Sitzungsspeicher des Browsers die Scrollposition nach dem Speichern. Dieser Speicher gilt für die jeweilige Tabsitzung. Technisch erforderliche Speicherung und Zugriffe erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die zugehörige personenbezogene Verarbeitung dient der sicheren Bereitstellung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Zur Begrenzung fehlgeschlagener Verwaltungsanmeldungen wird eine aus der IP-Adresse abgeleitete Kennung mit Zähler und Startzeit gespeichert. Sie ist nicht anonym. Einträge gelten nur für ein 15-Minuten-Zeitfenster und werden bei weiteren Anmeldeversuchen bereinigt; bei erfolgreichem Login wird der betreffende Eintrag entfernt.

Es werden keine Analyse- oder Marketingdienste eingebunden. Bilder, Logos, Schriftgestaltung und Skripte werden von dieser Website geladen. Externe Links, etwa zum Sponsor oder zu WhatsApp, stellen erst beim Anklicken eine Verbindung zum jeweiligen Ziel her. Für die dortige Verarbeitung gelten die Hinweise des jeweiligen Anbieters.

10. Wie lange speichern wir die Angaben?

• Anmeldungen, Kontakt- und Einsatzdaten: für Vorbereitung, Durchführung und organisatorische Nachbereitung des Camps. Entfällt dieser Zweck und besteht kein weiterer zulässiger Aufbewahrungsgrund, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Für nicht aufgenommene Kinder endet der Wartelistenzweck spätestens mit Abschluss des Camps.
• Gesundheits-, Allergie- und Verpflegungsangaben: nur für die notwendige Betreuung und deren unmittelbare Nachbereitung; danach werden sie gelöscht, soweit kein konkreter Vorfall eine rechtlich zulässige weitere Aufbewahrung erfordert.
• Zahlungs- und Buchungsbelege: für die jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Diese rechtfertigen keine pauschale Aufbewahrung aller Gesundheits- oder Wunschangaben.
• Einwilligungen, Versand- und Bearbeitungsnachweise: solange sie für die Bearbeitung oder zum Nachweis der rechtmäßigen Verarbeitung bzw. zur Klärung konkreter Ansprüche erforderlich sind; bei rechtlichen Streitfällen bis zur abschließenden Klärung.
• Fotos und Videos: solange der mit der Einwilligung abgedeckte Berichterstattungszweck besteht bzw. bis zum wirksamen Widerruf. Für den Nachweis einer früheren Einwilligung gelten die zuvor genannten Nachweiskriterien.

Die Löschung wird vom Camp-Team veranlasst. Sicherungskopien und exportierte Arbeitslisten sind dabei ebenfalls zu berücksichtigen. Gesetzlich aufzubewahrende oder zur Klärung konkreter Ansprüche erforderliche Daten werden für andere Zwecke gesperrt. Eine weitere Campanmeldung oder Vereinsmitgliedschaft entsteht durch diese Anmeldung nicht.

11. Eure Datenschutzrechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen habt ihr das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Erziehungsberechtigte können diese Rechte für ihr Kind wahrnehmen.

Widerspruch: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, könnt ihr aus Gründen eurer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Widerruf: Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; die bisher rechtmäßige Verarbeitung wird dadurch nicht rückwirkend unzulässig. Dafür genügt eine Nachricht an juniorfussballcamp@vorwaertsnoh.net oder an die Vereinsanschrift.

Beschwerde: Ihr könnt euch bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Wohnort oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Verein ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen zuständig: Postfach 221, 30002 Hannover; Besucheranschrift Prinzenstraße 5, 30159 Hannover; Telefon 0511 / 120-4500; E-Mail poststelle@lfd.niedersachsen.de. Kontakt und Beschwerdeformular: Datenschutzaufsicht Niedersachsen.

12. Kapazität und Gruppeneinteilung

Das Tool berechnet Kapazitäten aus den eingestellten Grenzen und verfügbaren Betreuungspersonen. Bei ausgeschöpfter Kapazität ordnet es weitere Anmeldungen zunächst der Warteliste zu. Die Aufnahme und endgültige Teilnahmebestätigung werden vom Camp-Team geprüft und freigegeben. Gruppenvorschläge berücksichtigen Jugend-/Altersgruppen und Freundeswünsche und können manuell geprüft und angepasst werden. Wendet euch bei Fragen oder Einwänden direkt an uns; ihr könnt eine persönliche Überprüfung eurer Zuordnung verlangen.